4、本会的文件、书信、资料等由秘书长提出处理意见，并交给本会负责收发的秘书统一管理。重要文件和信函应及时送会长阅知和处理。以本会名义对外发文或签订协议，须经会长批准或会长授权秘书长批准。以本会秘书处名义对外发文和签订合同、协议，更改商会网站内容必须经秘书长批准。
