本文作者将结合自己的实际经验，与大家分享：一场成功的年会究竟应该怎样策划和执行呢？
各位市场部、品牌部、运营部的小伙伴们，马上就10月了，你们是不是已经开始着手准备，或者规划公司的年会了？
不要以为年会只是一场公司内部的狂欢活动（如果是这样，交给行政部妹子办就好了）。作为既抗得起品牌、搞得定客户、做得了活动的你，年会这么一个大展拳脚的机会一定要好好发挥，毕竟，往小了说，年底的绩效评估它可占了至少一半的作用。
往大了说，如果办得好，那将是一场集合客户、合作伙伴、上下游公司的一场品牌活动，不仅可以增强搞好客户关系，为下年的合作做好基础，还能打造一场声势浩大的品牌势能，彰显企业实力，提升行业影响力。也能减轻一下明年开年的运营负担。
说了这么多，那么，要达到如此多目的的年会究竟应该怎样策划和执行呢？去年我所在的公司刚好举办了一场600人以上、活动现场十分顺畅，并且广受客户及领导好评的年会。
先说说活动背景。公司是一个B2B平台，可以大致想象成地产行业的阿里巴巴。去年12月下旬，为了打造行业影响力，邀请了供需双方的实力客户一起参加的年会，主要活动内容包括演讲、论坛、颁奖三部分内容。最开始预计参会人是300+。（后来发现热度太高，直接参会人翻番）
先甩一张整体图（因为一个活动涉及的内容太多，这里主要梳理方案策划及流程部分，不涉及创意方面）
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第一步：确定活动方案所谓主线方案是指，确定活动的主要内容，其中包括但不仅限于活动目标、活动时间和地点、活动形式、活动大致流程。因为整个策划案的细节都是以这几方面作为核心点的。
1、活动目标：就是指想通过本次活动达到什么目的具体如何确定呢？
首先给活动定个基调，是品牌宣传活动，还是促销活动，还是用户运营活动。因为不同的类型的活动确定目标的标准和维度不一样。就去年的那次活动来说，更倾向于品牌宣传活动，目的是为了提升公司品牌在整个行业的知名度和影响力。
大方向的活动目标确定后，再分解目标。思考方式是，通过哪些方面能体现一个公司品牌的影响力呢？我们主要考虑了以下几个方面：
地产行业知名企业（开发商端+供应商端）的参与数。我们的评价维度是行业前20
地产行业意见领袖的参与数。像王石这种大咖，以及百强地产行业总经理级别人士
作为一个行业性盛会，必须新的、领先的观点。所以需要邀约相关人士进行演讲分享及论坛讨论等
另外，本次活动作为线上评选的承接，需要针对供需双方颁奖。以这个角度也能增加邀约嘉宾的砝码。
2、活动形式通过活动目标分解，活动形式已经呼之欲出了。对应我们的目标分解内容来看，本次活动至少包含以下几方面的内容：
行业大咖演讲及观点分享，可分为开发商端大咖分享和供应商端大咖分享。
论坛环节。通过集中讨论，碰撞出思维的火花。
现场颁奖。为了体现隆重性和权威性，可以让开发商端行业大咖给供应商端颁奖，并且颁奖必须有奖牌奖碑类的实物。
年会活动一般相当于庆功宴，大家都需要对辛苦一年的自己坐一个犒赏。另外，颁奖这么热闹的是，优势行业供需双方都在场，组织一场晚宴是十分必要的。一方面把活动推向高潮，另外方面促进双边的交流，增加活动的满意度。
3、活动时间需要考虑几方面：
对参会人来说是否方便。许多公司都会进行一年的总结，如果有一个行业性的奖项，也是成绩的体现，所以活动时间必须选在大部分公司进行年终总结之前。
对作为主办方的我们来说，地点是否方便时间是否充裕。一般来说本地作战比较方便，在物资、人员调配以及成本上，都能进行较好的把控。时间上，根据活动可能需要的大宗事项准备进行预估，一般来说，都是一个月。
确定公司的资源及预算。前面我们分析过，行业性大咖的邀请将成为本次活动成败的关键，所以公司已有的人脉及企业资源主要集中在哪里，如果在广深，那最好将活动地点定在广深。另外预算上也需要考虑，异地作战的话，各方面的费用都会增加。另外参会人的差旅住宿也是一大开支。
综合以上几方面的考虑，权衡之后作出你活动地点的选择。
4、活动大致流程活动形式基本确定后，再进行细节的丰满。主要考虑以下两个方面：
活动的流畅性。举个极端的例子：听了20分钟演讲，主持人说来大家一起合个影，然后再坐回去接着听，这典型不流畅的。
人性的特点。人能够高度集中精力的时间一般也就20分钟，所以演讲时间最好控制再20分钟分钟以内。不间断做类似事情的时间，大概是2-3个小时（比方说我们读书、上班，都是分上午和下午），所以同一类型的活动需要不宜持续超过3个小时，中间最好穿插其它类型的活动，以帮助参与者放松。
通过以上两方面的考虑，我们将活动流程丰满至如下。
一个活动能否成功，关键在于执行。当方案确定那一刻，你会发现，欣喜转瞬即逝，接下来就是压力山大。因为要做的大大小小的事情实在是太多了。这个时候，你就需要以下3大法宝。
1、取得公司层面支持，明确自己的权利和义务好几百人的大会，不可能由一两个人完成，整体需跟进事和调配的资源极大。这个时候，你可以根据活动方案，大致估算一下需要的人手以及涉及到的部门，取得公司层面的支持，并有公司层面宣传由你担当这次活动的总统筹，所有人必须以这件事为先，听你调配。
这里有两个关键点：
公司要了解这件事的重要性，需要你或者你的领导去沟通和传达。
一定要召集所有相关人，然后由公司层面宣传由由你统筹。这样你才能名正言顺。
2、将活动方案“进化”成落地方案在取得统筹权利和公司支持后，你需要合理利用这些人员和资源。活动方案只能告诉大家，我们大概要做一个什么事情，并不能让大家知道这个活动具体要做什么事，什么时候做，以及要做到什么程度。所以落地方案就非常重要了。这里有几个步骤：
用活动方案，告诉大家，我们要做一件大事，做好了之后有什么效果和好处。
用落地方案，告诉大家，为了达到这些目的，做成这件大事，我们需要做123456这些事。1由谁负责，2由谁负责….每个小组需要达成一个什么样的分目标，这件事情的关键点是什么，等等。
我将作为大家强力的后盾，有任何疑问随时找我。而我，也将随时了解各位的进展情况。
任务分解，责任到人，保证每个人明确自己的任务。
注：这里只截图了一小部分
第三步：确定活动关键型元素：如酒店，并进行实地踩点（多次！）这点其实归于前面的部分，之所以单独拿出来说，是因为酒店作为整场活动的承载点，必须确人好各项细节，才能进行下一步的安排。
1、预定酒店：像五星级酒店，容纳500人以上的酒店，提前2个月预定可以省十多万
2、酒店硬件确定：是否配备LED屏，酒店自带的LED屏是否足够大气；音响效果，话筒；外接音响等设备接线是否方便；控制室在哪里，是否方便等等。
3、酒店装饰确定：是否有空间搭建灯光桁架，现场哪些地方可以放背景板，哪些地方可以贴海报等等。如果有些必要的地方不能贴物料，与酒店人员提前沟通等。
4、同时还要注意，酒店方直接对接人员配合度怎样，反应是否及时。因为到时候现场如果酒店配合慢，将引起巨大的问题。
这里包括三个部分，一是“硬装”准备，一个是“软装”准备，还有一个是“活动人员”准备。
1、硬装“硬装”主要是指活动现场“硬”的设备，如灯光、音响、屏幕切换器、LED屏等。这部分工作准备好了，活动流程的顺利进行就保证了一大半。
这部分工作的难点在于找到质量好、服务好、配合度高的服务商。一般有两种方法，一是盘点公司或者自己手头上已有的已合作过的服务商资源，二是发动公司所有人及自己的关系寻找新的服务商。主要要做到货比三家，从东家获取专业知识去比对西家的产品及报价，这样才不容易被坑。
2、软装“软装”主要是指活动现场的装饰性物料，如背景板、台卡如座位卡签到卡等、海报、参会证、装袋资料等等。这部分需要把控的是
确定现场整体的“装修图”，及现场物料怎么摆放，统一设计风格及必要元素（如LOGO、年会主题）。
各物料的材质、尺寸、数量、价格、预计印刷时间等等。材质则需要特别注意的是，一定要打样，亲眼看到亲手摸到才能放心。
“活动人员”是指非公司内部人员的现场活动人员，比如接待礼仪、节目表演人员、安保人员等等。这部分人员也需要提前与相关服务公司确认，人员数量、到场时间、彩排时间、表演的具体节目等等。为了保证活动整体水平，像礼仪的服装、表演的节目风格等等，都需要统筹人员进行最后的确定。
关于以上几点，我的建议是，可以让服务商画好现场搭建图，如灯光服务商画好现场灯光搭建图，广告物料服务商确定现场各种物料的摆放图并表明尺寸。当然，如果公司有预算，以上这些公司可以全部外包给策划公司。但作为统筹人员的我们，了解基本套路，才能不被策划公司忽悠。
第五步：跑流程、现场物料最后确认及彩排 1、跑流程主要指两个方面：
作为总统筹，需要不断在脑海中梳理每个流程细节，想象在脑海里开一场年会，从头到尾走上几遍。
当基本物料和人员配备都准备好之后，拉上关键人员如主持人、各项目负责人、关键环节工作人员一起跑几遍流程。（这里的关键环节是指你觉得可能出问题、复杂的环节）。
多跑几遍并不断调整其中可能出现问题的地方，这样能最大限度保证真正活动时的顺利进行。
2、现场物料最后确认必须对照物料清单一个个核对“硬装”比较大，数量好清点，但如果某一项出现纰漏将影响活动流程的顺利进行，如音响设备等。这种需要在彩排时多次试用确认，最好准备好备用方案，如多备一套音响设备。
“软装”方面出现大问题的可能性不大，但小问题如打印错文案等，解决方法时相对大型物料提前确定，小型的广告物料一般当天能紧急做出来。
3、彩排彩排大家都懂，就是抽出一天时间将所有工作人员，硬件设备操作人员、礼仪节目表演等活动人员全部拉到现场，根据活动流程全部大致走一遍。
多说一句，非公司内的工作人员，其余的可能会有费用产生，一般表演人员都是按天结算的。
第六步：活动现场把控如果活动前期准备比较充分，一般来讲现场出现大问题的可能性不大。但老话说得好，“计划赶不上变化”，做过线下活动的朋友都知道，现场总会多多少少出现一些小问题。这里，给大家几点建议：
1、建立现场会务微信群微信作为实时沟通工具，可以在微信群随时了解各处的情况。也可以把相关领导拉进去，因为领导在接触客户过程中，可以发现另一个角度的问题。随时提要求，我们可以随时调整。
2、关键项目负责人必须人手一个对讲机这与微信群互为补充，也是为了更快响应现场的变化和需求。微信群用于全面了解现场的情况，无论是谁反馈的问题，无论问题大小都可以随时了解。而对讲机用于下达指令，让各项目负责人快速响应，解决问题。
3、主持人旁边必须有一个人协助虽然前期的方案、大致流程与领导过过，但是很多小细节其实领导在策划过程中并不在意，但在现场可能随时会提出改进意见，比方说茶歇提前10分钟，主持稿的小改动等。主持人要时刻保持状态，这些小细节就需要有人实时关注微信群，并确定好之后告诉主持人。甚至准备好修改后的主持稿。
4、现场总统筹必须呆在固定位置现场总统筹与活动方案的总策划最好是一个人，这样这个人能完全知道现场各个环节的细节，也知道万一出现什么问题，立即找到响应的项目负责人。总统筹建议长驻在设备控制区（放置屏幕切换器、电脑、音响设备控制的地方），现场任何工作人员有任何问题，都知道去哪里找总统筹，避免像无头苍蝇一样找不到具体事项的负责人。
第七步：活动收尾及复盘活动终于顺利结束了是不是松了一口气？是的，可以松一口气，但第二口气得马上提起来。因为你还要收拾现场、盘点剩余的物料、确保运输到位；结算服务商尾款、跟公司报销；还有最最重要的一点就是：活动复盘。
1、所有工作人员都要参与在我看来，活动复盘就是再做一次活动策划，不同的是，你有了一次实实在在的经验。拉上所有的工作人员一起复盘看看哪里做得不好，思考怎么改进，下次做的时候我们还可以做哪些提升；复盘哪里做得好，为什么做得好，下次是不是可以更好。
必须所有的有参与过的工作人员一起哦，因为每个人看到的角度不一样，思考点不一样。最核心的是，只有当时做这件事的人，才真正知道这件事怎么改进更好。
2、整理关键服务商信息以备以后使用服务商资源对于策划来讲，就跟客户资源对销售一样重要。所以必须建立服务商信息库，记录好联系方式，本次活动的服务水准，优劣势，建议复用程度等等。
3、撰写复盘总结，帮助自己思考个人觉得，我以为我知道的，在写出来的时候才发现自己并没有想得很清楚。所以必须形成相关的文字或者PPT总结。一方面帮助自己思考，另一方面可以展示给所有工作人员，让大家下次可以做得更好。
写在最后码了许久，但感觉还有很多细节没有讲出来。当时筹备了快2个月，各项工作焦头烂额。最大的感触是，如果前期准备到位了，现场无需太担心。如果有细节部分想要咨询，可以评论区提问，我会一一回答。
